System rejestracji uczestników | SZOK

EVENT MANAGER

l

REJESTRACJA UCZESTNIKÓW

DRUKOWANIE IDENTYFIKATORÓW

Profesjonalne oprogramowanie do rejestracji i zarządzania organizowanymi wydarzeniami

Wszystko w jednym miejscu!

CO TO JEST EVENT MANGER?

Event Manager (EM) to elektroniczny system obsługi uczestników wydarzeń, został on zaprojektowany przez praktyków – organizatorów wielu wydarzeń we współpracy z zespołem programistów i informatyków.

System oferuje kompleksowe rozwiązanie wspomagające proces rejestracji uczestników i przebiegu wydarzenia, poprzez:
• rejestrację przybywających gości,
• możliwość drukowania identyfikatorów na miejscu wydarzenia,
• kontrolę dostępu do wybranych obszarów dla uczestników, organizatorów, gości,
• kontrolę wydawanych posiłków,
• obsługę szatni oraz wypożyczalni,
• wybieranie atrakcji i paneli przez użytkowników,
• szybkie wysyłanie e-mail oraz sms’ów do uczestników,
• wysyłanie załączników, ofert handlowych,
• mobilną fotobudkę,
• raportowanie i generowanie listy osób w wybranych lokalizacjach i czasie.

Po przeanalizowaniu wszystkich zebranych informacji, każdy organizator eventu doceni możliwości płynące z korzystania z EventManager’a przy planowaniu kolejnych imprez.

Efektywność i jakość

Dla organizatorów:

• zwiększenie czasu na przygotowanie merytorycznej strony wydarzenia,
• łatwiejsze zarządzanie procesem organizacji wydarzenia,
• budowanie wizerunku nowoczesnego spojrzenia na organizację wydarzeń,
• stały dostęp do aktualnych list osób zarejestrowanych oraz obecnych uczestników,
• ewidencjonowanie i kontrola nad wydawanymi materiałami i gadżetami,
• możliwość kontroli dostępu do wydzielonych stref lub miejsc,
• możliwość badania obecności uczestników na sesjach tematycznych,
• zwiększenie możliwości komunikacyjnych z osobami zarejestrowanymi oraz prelegentami,
• zwiększone możliwości dokumentowania i rejestrowania przebiegu wydarzenia,
• zwiększenie satysfakcji uczestników poprzez skrócenie czasu ich obsługi.

Dla uczestników:

• prosty i szybki sposób rejestracji,
• wygoda i komfort w poruszaniu się na wydarzeniu,
• wszystkie pkt programu za pomocą jednego identyfikatora,
• informacje o wydarzeniu w jednym miejscu,
• informacje od organizatorów otrzymywane drogą elektroniczną bądź SMS,
• prosta i łatwa komunikacja uczestników z organizatorami,
• trwałe i estetyczne identyfikatory.

Rodzaje identyfikatorów

Do identyfikacji uczestników możemy używać :
• kart zbliżeniowych,
• breloczków,
• opasek na ręce,
• identyfikatorów na smyczach (z naklejonymi stickerami NFC).
• identyfikatorów z Qrcodami lub kodami kreskowymi
Powyższe rozwiązania dają szereg możliwości z użytkowania systemu.
Uczestników nie tylko możemy identyfikować za pomocą uprawnień w systemie ale i również np. po kolorze opasek. Identyfikatory są zakodowane wcześniej i czekają na odbiór przez uczestników w punkcie rejestracji. Po ich przekazaniu wydarzeniem zarządza się praktycznie z jednego miejsca. Dzięki temu, można bardzo szybko przypisywać uprawnienia, co przekłada się na efektywność pracy i przepływ gości. Dodatkowo identyfikatory możemy drukować prosto z systemu, co każdemu organizatorowi zaoszczędzi wiele czasu.

FUNKCJONALNOŚCI

KONTROLA DOSTĘPU

Moduł kontroli dostępu weryfikuje, czy uczestnik posiada odpowiednie uprawnienia
oraz odnotowuje jego obecność w systemie.

Każde stanowisko kontroli wyposażone jest w monitor, czytnik NFC, minikomputer
z oprogramowaniem. System informuje uczestnika lub pracownika obsługi w czytelny sposób czy dana osoba ma możliwość skorzystania i wejścia na dany panel bądź wejścia do sali.

W ramach indywidualnych modyfikacji możemy dostosować EventManagera do konkretnych rozwiązań np. do witania gości, akceptacji regulaminu, wydawania materiałów konferencyjnych.

Korzystając z tej funkcji możemy:
• szybko i sprawnie obsłużyć proces rejestracji uczestników,
• kontrolować dostęp do poszczególnych wydarzeń,
• sprawdzać migracje uczestników i rozłożenia na salach,
• generować szczegółowe raporty jeszcze w trakcie jego trwania,

GASTRONOMIA

Przy każdym punkcie obsługi gastronomicznej może znajdować się urządzenie z czytujące uprawnienia do pobrania posiłków, napoju, przekąsek. Na wyświetlaczu pojawią się możliwe opcje z których uczestnik może dokonać wyboru.
Moduł ten daje całkowitą kontrolę nad ilością wydawanych posiłków, ilości osób, najczęściej wybieranych opcji oraz w razie konieczności zapewnia pobranie posiłku tylko jeden raz.

W systemie odnotowuje się fakt pobrania przez danego użytkownika wybranej opcji oraz ich ilości włącznie z czasem i datą jej dokonania.

Moduł ten w pełni może być dopasowany do Państwa potrzeb – pod względem graficznym i funkcjonalnym. Po wszystkich zarejestrowanych czynnościach otrzymujemy raport o wykorzystaniu posiłków przez każdego z użytkowników. Moduł ten można również wykorzystywać do innych potrzeb związanych z wydawaniem rzeczy oraz ich monitorowaniem.

SZATNIA/WYPOŻYCZALNIA

Koniec z bloczkami do szatni!

Uczestnicy wydarzenia mogą zostawić rzeczy w szatni wszystko załatwiając swoim identyfikatorem, zostanie do nich przypisany nr bloczka, na którym posiadają rzeczy. Przy odbiorze wystarczy tylko przyłożyć identyfikator, a na wyświetlaczu pojawi się nr posiadanego miejsca w szatni.

Takie to proste i szybkie! Jeden identyfikator do wszystkiego!

Moduł ten, może być również wykorzystywany jako wypożyczalnia sprzętu dla uczestników konferencji np. słuchawki do tłumaczeń symultanicznych, jak i innych operacji wymagających połączenia danej rzeczy z użytkownikiem.

MOBILNA FOTOBUDKA

Osobiste identyfikatory, w które będą wyposażeni uczestnicy pozwalają na sprawne przesyłanie zdjęć i załączników z wydarzenia.

Fotograf wykonuje zdjęcie i pokazuje je uczestnikom na tablecie, osoby przykładają karty do czytnika i automatycznie tworzona jest lista osób z danej fotografii i zdjęcie wysyłane jest w trybie natychmiastowym na adresy email zarejestrowane w bazie. Użytkownicy otrzymują przygotowaną wcześniej wiadomość e-mail wraz z zrobionym przed chwilą zdjęciem.

Dodatkowo moduł ten może być wykorzystywany do wysyłania dowolnych załączników
np. ofert handlowych, materiałów konferencyjnych etc. Wystarczy zbliżyć identyfikator
do czytnika i wybrany załącznik zostanie wysłany.

RAPORTOWANIE

Raporty oraz statystyki uczestnictwa zapewniają organizatorowi pełen wgląd do ważnych danych, które dają komfort kontroli nad przeprowadzanym wydarzeniem. Wszystkie zgromadzone dane podczas wydarzenia można w prosty sposób wyeksportować do formatu Microsoft Office Excel i poddać je analizie. Raport modułu gastronomi pokazuje kto korzystał z punktu gastronomicznego, o której godzinie oraz w jakim zakresie. Dzięki temu posiadamy rzeczywistą wartość wszystkich
wydanych produktów.

Zestawienia i raporty zawierają m.in.:
• listę osób zarejestrowanych z danymi osobowymi,
• listy osób na poszczególnych zajęciach,
• listy osób z przypisanymi uprawnieniami,
• daty i godziny wszystkich zarejestrowanych czynności,
• posiadane uprawnienia,