Transparentność działań i przejrzystość informacji jest podstawą działania polityków i radnych. Dziś, kiedy z dnia na dzień rośnie świadomość wyborców i chęć wpływania na to co robią wybierani przez nas reprezentanci samorządów, konieczne jest zapewnienie im możliwości brania udziału w debatach i sesjach rad. Jest to możliwe dzięki nowoczesnym technologiom. Z ich pomocą możemy organizować konferencje zdalne oraz debaty online. Co to takiego, jakie niesie korzyści i jak wprowadzić do swojego miasta lub urzędu takie rozwiązanie?

 

Konferencje online, czyli zdalny udział w spotkaniach

 

Spotkania rad miejskich, gminnych i powiatowych odbywają się wg wcześniej zaplanowanego harmonogramu. Do tej pory w takich obradach mogła brać udział publiczność, czyli zainteresowani mieszkańcy. W obliczu zagrożenia covid-19, wszystko się zmieniło. Spotkania plenarne stały się zamknięte, a udział w nich mogą brać wyłącznie radni. To oczywiście wzbudziło uzasadnione podejrzenia i wątpliwości. Brak możliwości „patrzenia” władzy na ręce sprawił, że społeczeństwo zaczęło się mocno buntować i wyrażać swoje niezadowolenie. To rzecz jasna może mieć odbicie w zbliżających się wyborach oraz tym, na kogo wyborcy oddadzą swój głos. Czy można rozwiązać ten konflikt, dając zainteresowanym możliwość brania udziału w spotkaniach, a radnym zagwarantować równie wysokie bezpieczeństwo co do tej pory? Oczywiście że tak.

 

Rejestracja wydarzeń i transmisja online

 

Spotkania władz miejskich oraz inne spotkania, bardzo często odbywały się z udziałem publiczności. Nowy rygor sanitarny zmienił sposób organizacji takich wydarzeń. Ograniczenie do minimum liczby uczestników sprawiło, że w takich zebraniach i naradach biorą udział wyłącznie zaproszone osoby. Publiczność może jednak w dalszym ciągu trzymać rękę na pulsie, oglądając transmisje online w internecie. Jak to działa?

 

  1. Konferencje zdalne – zaplecze techniczne – nasi pracownicy z odpowiednim wyprzedzeniem przygotowują niezbędne zaplecze techniczne, czyli sprzęt rejestrujący i transmitujący nagranie do sieci. Wysokiej jakości kamery i mikrofony odpowiadają za to, aby wszyscy chętni mogli oglądać obrady na ekranach swoich smartfonów, tabletów oraz laptopów.

 

  1. Streaming do sieci – następnym krokiem będzie udostępnienie transmisji w sieci. Player, czyli odtwarzacz do oglądania obrad online – na żywo, może zostać umieszczony na stronach urzędów miast, gmin lub powiatów. Tranmisja może również być dostępna na oficjalnym fan page’u miasta lub gminy na Facebooku. Wystarczy wówczas posiadanie konta do serwisu, aby móc oglądać transmisję bez żadnych ograniczeń.

 

  1. Transmisja wydarzeń i oprawa graficzna – podejmując z nami współpracę, mogą Państwo mieć pełny wpływ nad tym, jak taka transmisja online będzie wyglądać. Czy będzie to wyłącznie surowy obraz z kamer, czy może zostanie on wzbogacony o wykresy, podpisy, animacje. Jest to przydatny dodatek, zwiększający atrakcyjność takich obrad.

 

Dlaczego warto decydować się na obrady online?

 

Sukces w polityce w głównej mierze zależy od tego, czy uda nam się zdobyć zaufanie wyborców. Raz uzyskany mandat nie daje gwarancji powtórzenia takiego wyniku w przyszłości. Aby móc się cieszyć rosnącym zaufaniem wyborców, konieczne jest podejmowanie konstruktywnych działań, a przede wszystkim umożliwienie im ich oceny. Nie będzie to możliwe jeśli praca będzie się odbywać za zamkniętymi drzwiami. Transmisja wydarzeń w internecie sprawia, że wyborcy mogą śledzić poczynania polityków i rozliczać ich za wykonaną pracę. Czują się odpowiedzialni za pracę radnych i mogą skutecznie ich punktować za porażki i doceniać za sukcesy. Unikanie opinii publicznej zawsze budzi podejrzenia i grozi surową krytyką. Włodarze miast, poważnie myślący o kolejnej kadencji w samorządach, tym bardziej powinni rozważyć konferencje online w swoich urzędach. Rozwiązania te można zastosować nie tylko dla sesji rad miejskich, ale również dla wielu innych wydarzeń organizowanych przez urzędników.

 

Transmisje online wydarzeń – co warto udostępniać w sieci?

 

  • Konsultacje społeczne – w Państwa mieście planowane są inwestycje, wymagające konsultacji społecznych? Budowa nowych dróg i wybór najlepszego wariantu? A może budowa kontrowersyjnego obiektu, która powinna być skonsultowana z okolicznymi mieszkańcami? Jeśli z powodu koronawirusa zorganizowanie takiego spotkania stacjonarnie nie jest możliwe, najlepszym rozwiązaniem jest konferencja online. Jej uczestnicy mogą ją śledzić bez wychodzenia z domu, przy pomocy swoich urządzeń. Mogą również zabierać głos i zadawać pytania, wykorzystując przejrzysty system komentarzy.

 

  • Budżety obywatelskie – budżet obywatelski pozwala mieć rzeczywisty wpływ na to, w jaki sposób wydawane są pieniądze mieszkańców. Transmisja wydarzeń w internecie, takich jak obrady lub konferencje może zachęcić większą liczbę osób do zabrania głosu i wyrażenia swojej opinii na temat tego, na co mają być wydane pieniądze z budżetu obywatelskiego.

 

  • Uroczyste otwarcia i przecięcia wstęg – otwarcie nowo powstałej drogi, osiedla mieszkaniowego, szkoły, sali gimnastycznej, basenu. Każda z tych rzeczy jest oczywistym powodem do dumy i może się przyczynić do osiągnięcia sukcesu przy następnych wyborach. Aby tak jednak było, należy dotrzeć z tą szczęśliwą informacją do jak największej liczby osób. Transmisje wydarzeń w sieci, np. na profilu na facebooku pozwalają propagować takie wydarzenie wśród mieszkańców, dając im szansę obejrzenia go na żywo lub w dogodnym dla nich czasie.

 

  • Obchody dni miast, koncerty oraz inne wydarzenia plenerowe – jeżeli co roku organizowali Państwo imprezy plenerowe, głównie latem, obecnie mogą pojawiać się pomysły aby z nich rezygnować. Powodem jest oczywiście troska o bezpieczeństwo mieszkańców. Nie warto jednak przerywać tradycji, która być może przez długie lata była pielęgnowana. Takie wydarzenia w dalszym ciągu mogą się odbyć, oczywiście z zachowaniem zalecanych środków ochrony. Ograniczona ilość osób, która będzie mogła wziąć w nich udział osobiście nie jest problemem. Cała reszta chętnych będzie mogła oglądać wydarzenia online. Transmisje internetowe mogą być dostępne dla każdego, kto posiada telefon z dostępem do internetu. To nie wszystko. Streaming może się również odbywać na sieć miejskich billboardów, zapewniając możliwość bezpłatnego oglądania w wielu miejscach w mieście.

 

Wydarzenia hybrydowe, czyli transmisje live oraz kontrola uczestników

 

Jeżeli w transmitowanym do internetu wydarzeniu mają brać udział inne osoby, warto zadbać o odpowiednią ochronę. Możemy w tym pomóc, organizując tak zwane wydarzenia hybrydowe. Na czym one polegają? Oprócz tego że zajmiemy się profesjonalną transmisją wydarzeń do sieci, będziemy odpowiedzialni za przestrzeganie zalecanych środków ochrony. Będziemy mierzyć temperaturę uczestnikom, kontrolować noszenie maseczek i dezynfekowanie dłoni, a także zatroszczymy się o przestrzeganie odpowiedniego dystansu społecznego. Wszystko po to, aby udział w imprezie był bezpieczny dla każdego jej uczestnika.