Formułowanie zapytania ofertowego

Jak przygotować skuteczne zapytanie ofertowe do firm technicznych?

Organizacja dużych wydarzeń wymaga nie tylko precyzyjnego planowania i koordynacji, ale także odpowiedniej współpracy z firmami specjalizującymi się w branży technicznej. Aby uzyskać konkurencyjne i rzetelne oferty, kluczowe jest przygotowanie klarownego, szczegółowego i dobrze sformułowanego zapytania ofertowego. Poniżej brief techniczny mogący stanowić treść zapytania w którym podpowiadamy, jakie elementy powinno ono zawierać, aby przyciągnąć profesjonalne firmy i skutecznie zrealizować wydarzenie – od technicznych wymagań, przez szczegóły logistyczne, aż po elementy programowe i realizacyjne.

BRIEF TECHNICZNY

INFORMACJE PODSTAWOWE:

• data: 09.2027
• miejsce: CKF13, Fabryczna 13
• nazwa wydarzenia: 30 lecie firmy X
• czas na montaż/demontaż sprzętu: dzień wcześniej 8-16:00 / po wydarzeniu
• program wydarzenia: przemówienia, filmy, prezentacje, nagrody, impreza taneczna
• ilość osób / gości : 400
• wielkość sali: IDEA – 60 x 20 m
• liczba osób na scenie w jednym momencie: 6
  

SCENA:

• scena jest na miejscu: nie
• rozstawienie sceny w rozmiarze: 8 x 4m
• wysokość: 0,4 ; 0,6
• pokrycie: wykładzina / hips
• mównica: nie / multimedialna / pleksi

NAGŁOŚNIENIE:

• systemu nagłośnieniowego na obiekcie: nie / tak np. sufitowy + 2 mikrofony
• ilość potrzebnych mikrofonów i ich rodzaj (doręczny / nagłowny): 3/3
• dźwięki / muzyka w tle: z prezentacji, filmy, muzyka w przerwach
• rider techniczny artystów: w załącznikach

OŚWIETLENIE:

• oświetlenie zastane: tylko światło sufitowe
• oświetlenie frontowe sceny: tak
• oświetlenie dekoracyjne sceny: tak
• oświetlenie architektoniczne sali: tak
• oświetlenie efektowe: gala nagród / impreza taneczna
• Gobo świetlne z logotypem: tak / nie

MULTIMEDIA:

• ekrany LED / projekcje: 8 x 3,5 m + projektory zainstalowane w obiekcie
• połączenia zdalne: 2 prelegentów występujących zdalnie
• obsługa projekcji: sterowanie ekrany w obiekcie
• ekrany zainstalowane w obiekcie: 2 ekrany na dłuższym boku sali
• ekrany podglądowy na scenie: tak
• nagrywanie wydarzenia: tak, zapis z transmisji na żywo

TRANSMISJA NA ŻYWO:

• Ilość kamer: dopasowana do przebiegu wydarzenia
• Platforma transmisyjna: Youtube

DODATKOWE INFORMACJE:

• Przyłącze siłowe: 1x 63A
• Internet: lokalny, przyłącze 30 / 30 Mbit/s
• Punkty podwieszeń: tak, są w załączniku
• Wysokość sali: 4,3m

PROGRAM WYDARZENIA:

konferencja, wystąpienia, debaty, występy artystyczne na koniec – rider w załączniku.

PRZYKŁADOWA TREŚĆ WIADOMOŚCI FIRMY TECHNICZNEJ ZE SZCZEGÓŁAMI WYDARZENIA:

Szanowni Państwo,

Zwracam się z uprzejmą prośbą o przygotowanie oferty na kompleksową organizację wydarzenia z okazji 30-lecia firmy X, które planujemy zrealizować w Centrum Kongresowo-Konferencyjnym Fabryczna 13, w dniu 30 września 2027 roku. Poniżej przesyłam szczegóły dotyczące wymagań technicznych oraz programowych.

Nazwa wydarzenia:
30-lecie firmy X

Data:
30 września 2027 roku

Miejsce:
CKF13, Fabryczna 13, Sala IDEA (wymiary: 60 x 20 m)

Czas montażu i demontażu:
Dzień wcześniej, 29 września w godzinach 8:00 – 16:00 oraz po wydarzeniu

Liczba uczestników:
około 400 osób

Przebieg wydarzenia:

• Przemówienia i prezentacje
• Projekcje filmów i prezentacji multimedialnych
• Wręczenie nagród
• Impreza taneczna

Wielkość i charakterystyka sceny:

• Rozstawienie sceny w rozmiarze 8 x 4 m
• Wysokość: 0,4 / 0,6 m
• Pokrycie: wykładzina / hips
• Mównica: multimedialna, z pleksi

Wymagania techniczne:

• Nagłośnienie:
  • System dostępny na obiekcie (sufitowy) plus 3 mikrofony doręczne / nagłowne
  • Odtwarzanie muzyki w tle z prezentacji, filmów i przerw
• Oświetlenie:
  • Światło sufitowe istniejące
  • Oświetlenie frontowe sceny
  • Oświetlenie dekoracyjne i architektoniczne sali
  • Oświetlenie efektowe na galę nagród i imprezę taneczną
  • Gobo świetlne z logotypem (opcjonalnie)
• Multimedia:
  • Ekrany LED: 8 x 3,5 m oraz projekcje zainstalowanych projektorów
  • Podłączenie zdalnych prelegentów (2 osoby)
  • Sterowanie projekcjami i ekranami w sali
  • Ekrany podglądowe na scenie
  • Nagranie wydarzenia z zapisaniem transmisji na żywo
• Transmisja na żywo:
  • Ilość kamer dopasowana do przebiegu wydarzenia
  • Platforma: YouTube

Infrastruktura techniczna:

• Przyłącze siłowe 1x 63A
• Internet: 30/30 Mbit/s
• Punkty podwieszeń (w załączniku)
• Wysokość sali: 4,3 m

Prosimy o przesłanie szczegółowego kosztorysu, możliwych opcji realizacji oraz przewidywanego terminu realizacji.
Będziemy wdzięczni za uwzględnienie również ewentualnych sugestii i rekomendacji technicznych.

Z góry dziękujemy za poświęcony czas i czekamy na Państwa ofertę.

Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
[Twoja firma/organizacja]
[Twój kontakt]