System obsługi konferencji
System rejestracji uczestników
REJESTRACJA UCZESTNIKÓW
ŁATWA KONTROLA
DRUKOWANIE IDENTYFIKATORÓW
Profesjonalne oprogramowanie do rejestracji i zarządzania organizowanymi wydarzeniami
Wszystko w jednym miejscu!
CZYM JEST JOIN TO EVENT?
Nasz autorski system rejestracji uczestników
Join to Event to elektroniczny system obsługi uczestników wydarzeń, został on zaprojektowany przez praktyków – organizatorów wielu wydarzeń we współpracy z zespołem programistów i informatyków.
System oferuje kompleksowe rozwiązanie wspomagające proces rejestracji uczestników i przebiegu wydarzenia, poprzez:
- rejestrację przybywających gości,
- możliwość drukowania identyfikatorów na miejscu wydarzenia,
- kontrolę dostępu do wybranych obszarów dla uczestników, organizatorów, gości,
- wybieranie atrakcji i paneli przez użytkowników,
- szybkie wysyłanie e-mail oraz sms’ów do uczestników,
- wysyłanie załączników, ofert handlowych
- raportowanie i generowanie listy osób w wybranych lokalizacjach i czasie.
Po przeanalizowaniu wszystkich zebranych informacji, każdy organizator eventu doceni możliwości płynące z korzystania z JTE przy planowaniu kolejnych imprez.
Efektywność i jakość:
Dla organizatorów
- zwiększenie czasu na przygotowanie merytorycznej strony wydarzenia,
- łatwiejsze zarządzanie procesem organizacji wydarzenia,
- budowanie wizerunku nowoczesnego spojrzenia na organizację wydarzeń,
- stały dostęp do aktualnych list osób zarejestrowanych oraz obecnych uczestników
- możliwość kontroli dostępu do wydzielonych stref lub miejsc,
- możliwość badania obecności uczestników na sesjach tematycznych,
- zwiększenie możliwości komunikacyjnych z osobami zarejestrowanymi oraz prelegentami,
- zwiększone możliwości dokumentowania i rejestrowania przebiegu wydarzenia,
- zwiększenie satysfakcji uczestników poprzez skrócenie czasu ich obsługi.
Dla uczestników
- prosty i szybki sposób rejestracji, formularz rejestracji dla uczestników
- wygoda i komfort w poruszaniu się na wydarzeniu,
- wszystkie pkt programu za pomocą jednego identyfikatora,
- informacje o wydarzeniu w jednym miejscu,
- informacje od organizatorów otrzymywane drogą elektroniczną bądź SMS,
Rodzaje identyfikatorów:
Do identyfikacji uczestników możemy używać :
- kart zbliżeniowych,
- breloczków,
- opasek na ręce,
- identyfikatorów na smyczach (z naklejonymi stickerami NFC)
- identyfikatorów z Qrcodami lub kodami kreskowymi
Powyższe rozwiązania dają szereg możliwości z użytkowania systemu.
Uczestników nie tylko możemy identyfikować za pomocą uprawnień w systemie ale i również np. po kolorze opasek. Identyfikatory są zakodowane wcześniej i czekają na odbiór przez uczestników w punkcie rejestracji. Po ich przekazaniu wydarzeniem zarządza się praktycznie z jednego miejsca. Dzięki temu, można bardzo szybko przypisywać uprawnienia, co przekłada się na efektywność pracy i przepływ gości. Dodatkowo identyfikatory możemy drukować prosto z systemu, co każdemu organizatorowi zaoszczędzi wiele czasu.
FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU OBSŁUGI UCZESTNIKÓW
- Kontrola dostępu – moduł kontroli dostępu weryfikuje, czy uczestnik posiada odpowiednie uprawnienia oraz odnotowuje jego obecność w systemie
- Gastronomia – daje całkowitą kontrolę nad ilością wydawanych posiłków, ilości osób, najczęściej wybieranych opcji oraz w razie konieczności zapewnia pobranie posiłku tylko jeden raz
- Szatnia/Wypożyczalnia – uczestnicy wydarzenia mogą zostawić rzeczy w szatni wszystko załatwiając swoim identyfikatorem, zostanie do nich przypisany nr bloczka, na którym posiadają rzeczy
- Mobilna fotobudka – osobiste identyfikatory, w które będą wyposażeni uczestnicy pozwalają na sprawne przesyłanie zdjęć i załączników z wydarzenia
- Raportowanie – raporty oraz statystyki uczestnictwa zapewniają organizatorowi pełen wgląd do ważnych danych, które dają komfort kontroli nad przeprowadzanym wydarzeniem
PRZEKONAJ SIĘ SAM