System obsługi konferencji

System rejestracji uczestników

l

REJESTRACJA UCZESTNIKÓW

DRUKOWANIE IDENTYFIKATORÓW

Profesjonalne oprogramowanie do rejestracji i zarządzania organizowanymi wydarzeniami

Wszystko w jednym miejscu!

CZYM JEST JOIN TO EVENT?

Join to Event to elektroniczny system obsługi uczestników wydarzeń, został on zaprojektowany przez praktyków – organizatorów wielu wydarzeń we współpracy z zespołem programistów i informatyków.

System oferuje kompleksowe rozwiązanie wspomagające proces rejestracji uczestników i przebiegu wydarzenia, poprzez:

  • rejestrację przybywających gości,
  • możliwość drukowania identyfikatorów na miejscu wydarzenia,
  • kontrolę dostępu do wybranych obszarów dla uczestników, organizatorów, gości,
  • wybieranie atrakcji i paneli przez użytkowników,
  • szybkie wysyłanie e-mail oraz sms’ów do uczestników,
  • wysyłanie załączników, ofert handlowych
  • raportowanie i generowanie listy osób w wybranych lokalizacjach i czasie.

Po przeanalizowaniu wszystkich zebranych informacji, każdy organizator eventu doceni możliwości płynące z korzystania z JTE przy planowaniu kolejnych imprez.

Efektywność i jakość:

Dla organizatorów

  • zwiększenie czasu na przygotowanie merytorycznej strony wydarzenia,
  • łatwiejsze zarządzanie procesem organizacji wydarzenia,
  • budowanie wizerunku nowoczesnego spojrzenia na organizację wydarzeń,
  • stały dostęp do aktualnych list osób zarejestrowanych oraz obecnych uczestników
  • możliwość kontroli dostępu do wydzielonych stref lub miejsc,
  • możliwość badania obecności uczestników na sesjach tematycznych,
  • zwiększenie możliwości komunikacyjnych z osobami zarejestrowanymi oraz prelegentami,
  • zwiększone możliwości dokumentowania i rejestrowania przebiegu wydarzenia,
  • zwiększenie satysfakcji uczestników poprzez skrócenie czasu ich obsługi.

Dla uczestników

  • prosty i szybki sposób rejestracji,
  • wygoda i komfort w poruszaniu się na wydarzeniu,
  • wszystkie pkt programu za pomocą jednego identyfikatora,
  • informacje o wydarzeniu w jednym miejscu,
  • informacje od organizatorów otrzymywane drogą elektroniczną bądź SMS,

Rodzaje identyfikatorów:

Do identyfikacji uczestników możemy używać :

  • kart zbliżeniowych,
  • breloczków,
  • opasek na ręce,
  • identyfikatorów na smyczach (z naklejonymi stickerami NFC)
  • identyfikatorów z Qrcodami lub kodami kreskowymi

Powyższe rozwiązania dają szereg możliwości z użytkowania systemu.
Uczestników nie tylko możemy identyfikować za pomocą uprawnień w systemie ale i również np. po kolorze opasek. Identyfikatory są zakodowane wcześniej i czekają na odbiór przez uczestników w punkcie rejestracji. Po ich przekazaniu wydarzeniem zarządza się praktycznie z jednego miejsca. Dzięki temu, można bardzo szybko przypisywać uprawnienia, co przekłada się na efektywność pracy i przepływ gości. Dodatkowo identyfikatory możemy drukować prosto z systemu, co każdemu organizatorowi zaoszczędzi wiele czasu.

FUNKCJONALNOŚCI

  • Kontrola dostępu – moduł kontroli dostępu weryfikuje, czy uczestnik posiada odpowiednie uprawnienia oraz odnotowuje jego obecność w systemie
  • Gastronomia – daje całkowitą kontrolę nad ilością wydawanych posiłków, ilości osób, najczęściej wybieranych opcji oraz w razie konieczności zapewnia pobranie posiłku tylko jeden raz
  • Szatnia/Wypożyczalnia – uczestnicy wydarzenia mogą zostawić rzeczy w szatni wszystko załatwiając swoim identyfikatorem, zostanie do nich przypisany nr bloczka, na którym posiadają rzeczy
  • Mobilna fotobudka – osobiste identyfikatory, w które będą wyposażeni uczestnicy pozwalają na sprawne przesyłanie zdjęć i załączników z wydarzenia
  • Raportowanie – raporty oraz statystyki uczestnictwa zapewniają organizatorowi pełen wgląd do ważnych danych, które dają komfort kontroli nad przeprowadzanym wydarzeniem

PRZEKONAJ SIĘ SAM