Rejestracja uczestników to kluczowy etap organizacji wydarzeń, który wymaga odpowiedniej uwagi i wcześniejszego zaplanowania. Bez skutecznej i sprawnej rejestracji, organizatorzy nie będą w stanie zbierać informacji o swoich uczestnikach, zarządzać danymi ani efektywnie się z nimi komunikować. Dlatego coraz więcej organizatorów wydarzeń decyduje się na wykorzystanie systemów do rejestracji uczestników, które pozwalają na łatwe i efektywne zarządzanie tym procesem. W tym artykule omówimy jakie funkcje powinien posiadać dobry system do rejestracji uczestników, aby pomóc organizatorom w lepszej organizacji i skutecznej rejestracji uczestników dla każdego rodzaju wydarzenia.
Automatyzacja całego procesu rejestracji uczestników to jedna z kluczowych funkcji, jaką powinien posiadać dobry system. Dzięki temu możemy zaoszczędzić czas oraz zwiększyć wygodę i komfort dla uczestników podczas zapisów na wydarzenie. Istnieją różne sposoby, w jakie można zautomatyzować system rejestracji uczestników, a każdy z nich może być dostosowany do indywidualnych potrzeb organizatorów. Jednym z najbardziej popularnych sposobów automatyzacji są formularze rejestracyjne dostępne na stronach wydarzenia. Dzięki temu, uczestnicy mogą się zarejestrować na wydarzenie w dowolnym miejscu i czasie, wybrać odpowiednią dla siebie konfigurację, a organizatorzy mogą szybko i sprawnie przetwarzać zgłoszenia i przesłać od razu potwierdzenie uczestnictwa, wygenerowane kody dostępu, bilety, rezerwację miejsc siedzących, czy kody QR, które pozwolą na potwierdzenie obecności. Dzięki połączeniu systemu rejestracji z możliwością skanowania kodów podczas witania gości organizatorzy wydarzenia mogą zbierać informacje o uczestnikach w czasie rzeczywistym i monitorować ich aktywności na wydarzeniu. Wejście na event może odbywać się za pośrednictwem skanowania kodu QR i wydrukowaniu etykiety na podstawie numeru ID z umieszczonym imieniem i nazwiskiem oraz nazwą stanowiska, czy firmy, którą reprezentuje uczestnik albo poprzez potwierdzenie obecności za pomocą aplikacji.
Personalizacja formularzy rejestracyjnych
Istotną funkcją dobrego systemu rejestracji jest możliwość samodzielnego stworzenia oraz dostosowania prostych elementów formularza pod swoje wydarzenie. Warto zwrócić uwagę na ustawienie takich opcji w formularzu jak rodzaje biletów, kody rabatowe, sposoby płatności, mailing do uczestników, wysyłanie SMS, generowanie faktur, możliwości zapisów na różne moduły wydarzeń. Bardzo przydatna może okazać się również funkcja powielania minionych wydarzeń, co sprawdza się szczególnie przy eventach prowadzonych cyklicznie.
Integracja z systemem płatności
System powinien być dostosowany do wydarzeń zarówno płatnych, jak i tych, na których uczestnictwo jest w pełni darmowe. Wybierając opcję z zakupem biletów przez uczestników musimy mieć odpowiednią integrację z wybranym systemem płatności, który pozwoli na wygodne dokonanie płatności, takie jak PayU, Przelewy24, TPay, czy zwykły przelew.
System zarządzania danymi uczestników
Zarządzanie użytkownikami w systemie rejestracji pozwala na pełną kontrolę nad procesem rejestracji i lepsze zarządzanie uczestnikami wydarzenia. Dzięki temu można przypisać poszczególnym grupom osób kody rabatowe, przygotować identyfikatory, weryfikować ich obecność, a także monitorować ich aktywności na wydarzeniu. To z kolei pozwala na łatwiejszą identyfikację uczestników, zapewnienie bezpieczeństwa i lepszą organizację wydarzenia. W razie problemu z rejestracją możemy ocenić co mogło być tego powodem (np. błędnie wpisany adres e-mail)
Raportowanie i analiza danych
Prowadzenie statystyk po zakończeniu wydarzenie w systemie rejestracji uczestników jest bardzo ważne dla organizatorów. Dzięki temu można uzyskać pełen obraz uczestników, ich preferencji, aktywności i wielu innych istotnych informacji. Statystyki te umożliwiają lepsze zrozumienie potrzeb i dostosowanie się do przyszłych wydarzeń. Możemy wyciągnąć też takie wnioski jak ilość osób, która zarejestrowała się, a nie odnotowaliśmy ich obecności, obłożenie miejsc i wyczerpanie puli biletów, zainteresowanie konkretnymi blokami wydarzeń, czy aktywność podczas uczestnictwa. Dodatkowo, raporty wyników mogą pomóc organizatorom w ocenie efektywności działań promocyjnych i w planowaniu przyszłych strategii marketingowych.
Dodatkowe funkcjonalności systemu rejestracji
Jeżeli zastanawiasz się nad wyborem dobrego systemu rejestracji uczestników możesz również sprawdzić pozostałe funkcje, które mogą być dla Ciebie przydatne oraz wpłynąć na komfort tworzenia i zarządzania wydarzeniami:
– możliwość budowania formularza poprzez wybór elementów takich jak: pola tekstowe, listy wyboru, randombutton, checkbox etc.
– prosta edycja z panelu organizatora
– możliwość zapisów na warsztaty i moduły
– monitorowanie uczestników, prowadzenie statystyk zapisów i raporty
– przydzielanie roli uczestnikom (uczestnik, media, prelegent etc.)
– bilety i płatności (tworzenie różnych rodzajów biletów, wybór kilku systemów płatności)
– system drukowania identyfikatorów
– aplikacja mobilna do skanowania QRcode
– komunikacja z uczestnikami (poprzez e-mail, sms)
– wypożyczalnia urządzeń symultanicznych
Jeżeli zastanawiasz się nad stworzeniem własnego wydarzenia i chciałbyś, aby rejestracja odbyła się sprawnie – skontaktuj się z nami w tej sprawie. Doradzimy oraz pomożemy dostosować funkcjonalności pod Twoje potrzeby.
Szok to firma eventowa tworzona przez doświadczonych specjalistów, która specjalizuje się w kompleksowej organizacji wydarzeń przy wykorzystaniu najnowszych technologii. Dostarczamy SZOKUJĄCE kreacje wizualne i dźwiękowe. Wykonujemy animacje i filmy promocyjne. Zajmujemy się profesjonalną realizacją multimediów na wydarzeniu.
