Konferencje wielojęzykowe – o czym musisz pamiętać?

Zorganizowanie konferencji to naprawdę wymagające zadanie, a kiedy dodatkowo zdecydujemy się na zaproszenie zagranicznych gości (czy to w formie prelegentów, czy uczestników) stajemy przed ogromnym wyzwaniem. Należy wziąć pod uwagę wiele ważnych elementów, o które chcielibyśmy dziś opowiedzieć, aby ułatwić organizację multi językowego wydarzenia jego organizatorom. 

Wielojęzyczność – gdzie ją uwzględnić? 

Wprowadzenie komunikatów dwujęzycznych na wszystkich etapach konferencji pomoże w tworzeniu zrozumiałego środowiska dla uczestników z różnych krajów i posługujących się innym językiem. To niemalże kluczowy element, który otwiera drzwi do udanej interakcji i wymiany informacji na międzynarodowej scenie konferencyjnej. W trosce o optymalne doświadczenie uczestników, istnieje kilka kluczowych obszarów, w których rekomenduje się zastosowanie komunikatów dwujęzycznych.

Rejestracja i powitanie 

Pierwsze wrażenie ma ogromne znaczenie. Wprowadzenie komunikatów dwujęzycznych już na etapie rejestracji (poprzez system do rejestracji na wydarzenia, mailing) i powitania uczestników gwarantuje, że od samego początku wszyscy jeszcze przez rozpoczęciem otrzymają potrzebne informacje na temat eventu w sposób zrozumiały. To zapewnienie uczestnikom, że ich potrzeby i różnice językowe są brane pod uwagę.

Materiały konferencyjne

Agenda, broszury, konspekty, czy ulotki informacyjne – to serce konferencji. Dlatego tak istotne jest, aby te dokumenty były dostępne przynajmniej w dwóch językach. To ułatwia uczestnikom śledzenie programów poszczególnych bloków tematycznych, wykładów czy warsztatów, niezależnie od ich językowej biegłości.

Prezentacje i Wystąpienia

Wykłady stanowią główny punkt konferencji. Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego lub napisów z tłumaczeniami na ekranach i monitorach podczas prezentacji umożliwia uczestnikom w pełni zrozumienie przekazywanych treści, bez względu na język w jakim są wygłaszane. Również dyskusje panelowe to okazja do wymiany różnorodnych perspektyw i opinii. Tutaj również sprawdzą się urządzenia symultaniczne lub tradycyjny tłumacz, a dzięki temu możemy umożliwić uczestnikom aktywny udział i wartościową wymianę zdań.

Przerwy, stoiska Informacyjne, ogłoszenia 

Nawet w chwilach odpoczynku warto zadbać o dostępność informacji dla wszystkich uczestników konferencji. To umożliwia swobodne korzystanie z udogodnień, bez bariery językowej. W trakcie konferencji mogą pojawić się również nieprzewidziane zmiany. Komunikaty dwujęzyczne pozwalają szybko i skutecznie przekazać informacje o zakłóceniach w planie czy innych istotnych ogłoszeniach.

Co warto jeszcze wziąć pod uwagę? 

Oprócz wymienionych wcześniej kwestii, istnieje kilka dodatkowych aspektów, które należy wziąć pod uwagę podczas organizacji międzynarodowej konferencji:

• Płatności międzynarodowe – zapewnienie różnorodnych opcji płatności, w tym akceptowalności kart kredytowych i innych form elektronicznych, ułatwia uczestnikom finalizację transakcji, zakup dodatkowych materiały konferencyjne czy innych opłat.
• Informacje o najbliższych hotelach – dostarczenie informacji o noclegu w różnych przedziałach cenowych oraz ich lokalizacji pozwoli uczestnikom wybrać dogodne miejsce zakwaterowania, dostosowane do ich potrzeb, szczególnie, jeżeli przyjeżdżają z innego kraju
• Komunikacja miejska – informacja o środkach transportu publicznego, w tym rozkładach jazdy i trasach dojazdu, pozwoli uczestnikom swobodnie poruszać się po mieście, gdzie odbywa się konferencja oraz w jaki sposób mogą dostać się do miejsca, w którym się odbywa
• Dostęp do bankomatów – jeżeli istnieje taka możliwość, zapewnij gościom możliwość wymiany waluty na terenie centrum kongresowego lub umieść informację o lokalizacji bankomatów w okolicy. Ułatwi to uczestnikom dostęp do gotówki w walucie lokalnej na drobne płatności.
• Ankieta po zakończeniu wydarzenia – przygotowanie ankiety zbierającej opinie uczestników po zakończeniu konferencji pozwoli na ocenę jakości wydarzenia, wskazanie mocnych stron oraz obszarów do poprawy, co może być szczególnie cennym źródłem informacji dla przyszłych edycji Twojej multi językowej konferencji.

Organizacja wydarzenia międzynarodowego to wyzwanie, którego nie da się sprowadzić jedynie do kwestii językowych. Owszem, tłumaczenia to jedno, niemniej jednak, każdy krok podczas organizacji konferencji międzynarodowej, tak jak układanka, składa się z wielu elementów. To swoisty taniec z logistyką, komunikacją, dostosowaniem się do różnych kultur i oczekiwań uczestników.