Planujesz większą imprezę plenerową (koncert, juwenalia czy festiwal)? To świetny pomysł! Przygotowanie się na wszelkie ewentualności i zwrócenie uwagi na konkretne aspekty organizacyjne może istotnie wpłynąć na powodzenie wydarzenia.
Sprawdź pogodę – bądź przygotowany na każdą ewentualność
Organizacja dużego wydarzenia plenerowego wymaga szczególnej uwagi ze względu na kwestie związane z pogodą. Przed imprezą koniecznie sprawdzaj prognozę, na przykład w serwisie pogodowym IMGW. Bądź gotowy na wszystko – zadaszenie, kocyki lub parasole mogą okazać się zbawienne w przypadku kapryśnej aury. Przygotuj również plan B, aby dostosować się do ewentualnych zmian i zagwarantować komfort uczestnikom nawet w trudnych warunkach atmosferycznych. Jeśli prognoza zapowiada deszcz, wynajmij namioty lub zaplanuj strefy z osłonami, aby goście mogli spokojnie cieszyć się wydarzeniem, a scena była odpowiednio zabezpieczona.
Dźwięk pod kontrolą – system nagłaśniający i akustyka
W przypadku większych imprez plenerowych, odpowiednie nagłośnienie staje się kluczowym elementem. Wybierz zaawansowany system audio dostosowany do otwartego terenu, uwzględniając akustykę miejsca. Starannie dostrojony dźwięk sprawi, że wszyscy uczestnicy będą mogli cieszyć się muzyką czy przemówieniami. Zadbaj o równomierne rozmieszczenie głośników, aby brzmienie było doskonałe na całej przestrzeni. Przeprowadź wcześniejsze testy dźwięku, aby uniknąć niespodzianek podczas samej imprezy. Jeżeli nie jesteś pewny tego jakie nagłośnienie sprawdzi się najlepiej dla Twojego wydarzenia, koniecznie skonsultuj to z profesjonalistami, którzy mają doświadczenie w przeprowadzaniu i nagłaśnianiu imprez plenerowych w różnych warunkach.
Miejsca siedzące – krzesła i leżaki
W przypadku większych zgromadzeń, warto zadbać o dostarczenie wystarczającej ilości miejsc siedzących, ale także przestrzeni do relaksu, takich jak leżaki czy kąciki z poduszkami. Różnorodność miejsc pozwoli gościom na swobodny wybór, czy woleliby siedzieć, czy leżeć, a może stać w wyznaczonych strefach ciesząc się wydarzeniem. Na koncertach plenerowych, przygotuj specjalne strefy relaksu dla tych, którzy chcą odpocząć z leżakami oznaczonymi logiem wydarzenia czy sponsorów.
Logistyka i dostępność – parkowanie i transport
W przypadku większych imprez plenerowych koniecznie zastanów się nad logistyką i dostępnością dla gości oraz podwykonawców (techników, cateringu, gwiazd, osób związanych z bezpieczeństwem wydarzenia). Upewnij się, że dociera tu komunikacja miejska lub czy znajduje się tu odpowiednio duża ilość miejsc parkingowych w zależności od wielkości imprezy, aby goście mogli swobodnie dotrzeć na miejsce. Sprawdź, czy miejsce imprezy jest łatwo dostępne dla większych grup ludzi. Opublikuj w sieci szczegółowe opcje dojazdu i zaprezentuj je na przykład w formie infografiki.
Uchwyć chwile – fotograf i relacja wideo z wydarzenia plenerowego
Ważnym elementem większych wydarzeń jest również profesjonalna relacja. Zatrudnij doświadczonego fotografa, który uchwyci niepowtarzalne chwile. Dodatkowo, zorganizuj strefę, gdzie goście mogą samodzielnie robić zdjęcia – to świetny sposób na budowanie atmosfery i dzielenie się wrażeniami. Niech każde zdjęcie stanowi małą pamiątkę z udanej imprezy. Dzięki foto lub wideo-relacji będziesz mógł pochwalić się swoimi materiałami do promocji kolejnych edycji swojego wspaniałego wydarzenia.
Szok to firma eventowa tworzona przez doświadczonych specjalistów, która specjalizuje się w kompleksowej organizacji wydarzeń przy wykorzystaniu najnowszych technologii. Dostarczamy SZOKUJĄCE kreacje wizualne i dźwiękowe. Wykonujemy animacje i filmy promocyjne. Zajmujemy się profesjonalną realizacją multimediów na wydarzeniu.
