Zastanawiałeś się kiedyś nad tym jak bardzo w ostatnim czasie rozrósł się rynek w segmencie organizacji wydarzeń, a w szczególności konferencji? Chciałbyś dowiedzieć się co pominąłeś podczas planowania Twojego wydarzenia? Czy wiedziałeś, że aktualnie możesz zorganizować swoje wydarzenie bez wyjścia z domu, biura? Ten artykuł odpowie na wszystkie postawione wyżej pytania, a także pozwoli Ci się dowiedzieć czegoś więcej i udoskonalić wiedzę na temat organizacji konferencji w czasach pandemii COVID-19.
Branża eventowa na przestrzeni ostatnich dwóch lat dość mocno się zmieniła. Wybuch pandemii COVID-19 spowodował, iż praktycznie z dnia na dzień zostało odwołanych bądź przełożonych na nieokreślony termin większość wydarzeń stacjonarnych, zarówno w Polsce jak i na całym świecie. Organizatorzy eventów jak i obsługa techniczna była zmuszona znaleźć nowe alternatywy. Jednymi z nich okazały się właśnie wydarzenia hybrydowe oraz takie prowadzone wyłącznie w trybie zdalnym. I choć istniały one już wcześniej prawdziwy BOOM przeszły właśnie w tym okresie. My postaramy się przybliżyć obie te formy w oparciu o organizację konferencji.
Czym są konferencje stacjonarne, hybrydowe i zdalne?
Wbrew pozorom określenie, która konferencja jest konferencją zdalną, która hybrydową, a która stacjonarną nie jest takie proste. A to dlatego, że na rynku można spotkać się z ich kilkoma definicjami. Główne dywagacje na temat tego jakim mianem powinna być określona dana konferencja, zależą od kilku czynników takich jak: obecność fizyczna na wydarzeniu publiczności, prelegentów czy samych organizatorów, miejsce, realizacja transmisji. Część osób uważa, że konferencją hybrydową można już nazwać konferencję, na której prowadzony jest stream do internetu. Jeszcze inni, że z kolei konferencją zdalną można nazwać konferencję, na której nie ma obecnej publiczności. Jednak jednym z najprostszych sposobów rozróżnienia ich, który przyjęliśmy my opiera się głównie na połączeniach zdalnych prelegentów i miejsca w którym odbywa się dane wydarzenie. Jeżeli całość wydarzenia jest sterowana zdalnie ze studia przez realizatorów, prowadzący i prelegenci łączą się online, a wydarzenie nie ma fizycznej lokalizacji – mamy do czynienia z konferencją zdalną. Jeżeli wydarzenie posiada swoją fizyczną lokalizację, prowadzący jest na miejscu, ale część lub wszyscy prelegenci łączą się zdalnie – mamy do czynienia z konferencją hybrydową. Publiczność wówczas może uczestniczyć w danym wydarzeniu zarówno fizycznie jak i online. Jeżeli wydarzenie posiada fizyczną lokalizację i wszystkie osoby występujące na konferencji (prowadzący, prelegenci), a także publiczność znajduję się na miejscu – mamy do czynienia z konferencją stacjonarną. Poniżej przedstawiamy tabelę, która pomoże zrozumieć to założenie.
| KONFERENCJE STACJONARNE | KONFERENCJE HYBRYDOWE | KONFERENCJE ZDALNE | |
| fizyczna lokalizacja | + | + | – |
| połączenia zdalne | – | + | + |
| publiczność na miejscu | + | +/- | – |
| prowadzący na miejscu | + | + | – |
| organizatorzy na miejscu | + | + | – |
| transmisja do internetu | +/- | +/- | + |
+ jest – nie ma +/- może być, ale nie musi
Jakie są korzyści konferencji stacjonarnych, hybrydowych i zdalnych?
Wiemy już czym są konferencje zdalne, czym konferencje hybrydowe, a czym konferencje stacjonarne. Teraz należy zastanowić się jakie dają nam korzyści. Począwszy od konferencji stacjonarnych – do tej pory był to najpopularniejszy rodzaj konferencji i przez bardzo długi okres jedyny jaki istniał. Konferencje stacjonarne są tak naprawdę już z nami od lat i sięgają czasów daleko zanim powstał jeszcze internet. Na ten moment konferencje stacjonarne mają całkowicie inny wymiar – podstawą stało się ich odpowiednie nagłośnienie, oświetlenie, scenografia. Zaczęto stosować coraz więcej nowych technologii, multimediów (telebimy, multimedialne mównice itd.), a także transmitować je na różnorakich platformach. W rezultacie konferencje stacjonarne stały się pewnego rodzaju widowiskami, które potrafią w coraz to efektywniejszy sposób przykuć uwagę widza nie tylko za pomocą samych treści, ale aspektów wizualnych.
Kiedy mówimy z kolei o konferencji hybrydowej mamy tak naprawdę do czynienia z bardziej rozbudowanym pakietem konferencji stacjonarnej, dającej możliwość wprowadzenia połączeń zdalnych. Realizacje tego typu są bardzo zbliżone do produkcji telewizyjnych, tylko widzowie zamiast śledzić dane wydarzenie patrząc w ekrany telewizorów oglądają je na monitorach komputerów. To doskonały przykład na to, że w dzisiejszych czasach znaczną większość schematów charakterystycznych dla telewizji da się przenieść do internetu, który na przestrzeni ostatnich lat zyskuję coraz więcej odbiorców względem innych środków masowego przekazu. Owa możliwość jest sporym udogodnieniem zarówno dla organizatorów konferencji jak i prelegentów, którzy swoje wystąpienia mogą wykonywać z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki przełamaniu bariery lokalizacyjnej, organizator wydarzenia ma o wiele większy wachlarz opcji w wyborze prelegentów. Pozwala również oszczędzić pieniądze, które wówczas przeznaczone byłyby na logistykę danych osób, w szczególności jeżeli pochodzą one z zagranicy. Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest także ograniczenie emisji koronawirusa.
Największą różnicę jednak można zauważyć pomiędzy tymi dwoma rodzajami konferencji, a konferencją zdalną. Wydarzenie tutaj jest przeniesione w całości do internetu – organizatorzy, prelegenci, publiczność i obsługa techniczna. Podobnie jak w przypadku konferencji hybrydowej oferuje ona szereg zalet związanych z odbywających się zdalnie wystąpieniami prelegentów. Jednak niewątpliwie największą korzyścią konferencji zdalnych jest brak fizycznej lokalizacji. Brak prowadzącego, obsługi technicznej i organizatorów na miejscu daje kolejną możliwość do zaoszczędzenia środków. Przygotowania do tego typu konferencji przeważnie trwają najkrócej, co umożliwia stworzenie danego wydarzenia nawet na drugi dzień po pomyśle. Z racji braku sceny, oświetlenia, nagłośnienia zmniejszają się też koszta obsługi technicznej.
Czym powinien kierować się organizator wydarzeń przy wyborze formy konferencji?
Jak widać, każdy rodzaj konferencji oferuje różne korzyści. Jednak na którą formę konferencji powinien zdecydować się organizator owego wydarzenia? Odpowiedź brzmi jak najczęstsza odpowiedź prawnika na każde pytanie, czyli – “To zależy” 😉
Jeżeli zależy Ci na wysokiej jakości wydarzenia, z odpowiednio dobranym oświetleniem, nagłośnieniem i scenografią, chciałbyś, aby wszyscy prelegenci wystąpili na miejscu osobiście, cenisz sobie kontakt osobisty, wspólne przeżywanie emocji oraz nawiązywanie relacji – doskonałym wyborem będzie dla Ciebie konferencja stacjonarna. Oczywiście można ją poszerzyć o szereg innych usług takie jak transmisja online, nowoczesne technologie multimediów i wiele innych.
Jeżeli chcesz zachować dotychczasowe standardy konferencji stacjonarnych jednak zależy Ci na tym, aby część lub wszyscy prelegenci mogli wystąpić zdalnie, chciałbyś zniwelować lekko koszta związane z logistyką – konferencja hybrydowa to idealne rozwiązanie dla Ciebie.
Jeżeli nie masz możliwości przeprowadzenia konferencji w swojej firmie, nie chcesz robić tego w innej lokalizacji z różnych powodów, podążasz za nowymi trendami, ograniczają Cię budżety – konferencja zdalna to właśnie to czego szukasz.
Mamy nadzieję, że dany artykuł pomógł Ci rzucić zupełnie nowe, świeże spojrzenie na organizację wydarzeń w dzisiejszych czasach i już wiesz, w jakiej formie chciałbyś zorganizować swoją następną konferencję. My ze swojej strony zapraszamy Cię do zapoznania się z naszą ofertą dotycząca organizacji konferencji na wszystkich omówionych wyżej 3 płaszczyznach. A dlaczego my? Bo zajmujemy się tym od lat i robimy to dobrze 😉 Przy okazji zobacz jak jeszcze możesz urozmaicić je oraz o jakie usługi rozszerzyć – czego nie ma w artykule!
Szok to firma eventowa tworzona przez doświadczonych specjalistów, która specjalizuje się w kompleksowej organizacji wydarzeń przy wykorzystaniu najnowszych technologii. Dostarczamy SZOKUJĄCE kreacje wizualne i dźwiękowe. Wykonujemy animacje i filmy promocyjne. Zajmujemy się profesjonalną realizacją multimediów na wydarzeniu.
