Wszystko co musisz wiedzieć o organizacji eventów branżowych

Polskie firmy wciąż chętnie decydują się na organizowanie eventów branżowych. Są szansą na wypromowanie biznesu, nawiązaniem cennych kontaktów biznesowych czy też możliwością zaprezentowania nowego produktu i usług. Dobre wydarzenie musi składać się z wielu elementów organizacyjnych, o których łatwo zapomnieć nie mając wcześniejszego doświadczenia lub mają inne rzeczy na głowie. Może się to więc okazać dość problematycznym zadaniem, zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców, czy osób w firmie odpowiedzialnych za organizację danego wydarzenia.

Popularne rodzaje eventów

W zależności od tego co chcemy przekazać i jaki jest nasz cel, nasze wydarzenie może przybrać różną formę. Każda z nich wymaga innego podejścia, sposobu komunikacji z użytkownikami i doboru rozwiązań technicznych. Najczęściej planowane eventy wśród różnych firm to:

• konferencje – są to zazwyczaj przeplatane przerwami bloki krótkich prelekcji wygłaszanych przez specjalistów z danej branży,
• eventy biznesowe i korporacyjne – ich zadaniem jest wspieranie określonych celów biznesowych,
• wydarzenia kulturalne i sportowe – związane ze sztuką, muzyką, religią, należą do nich np. koncerty, wernisaże, festiwale, ceremonie czy parady; imprezy sportowe i e-sportowe
• targi i wystawy – eventy dotyczące konkretnej branży, których zadaniem jest zgromadzenie kupujących oraz sprzedających, jak i promocja poszczególnych produktów, np targi pracy, czy targi książki,
• sympozja – służą omówieniu pewnego zagadnienia, czy też wymianie opinii na dany temat, zbierają specjalistów z konkretnej dziedziny i mają charakter edukacyjny,
• debaty – relacje z dyskusji miejskich, politycznych, studenckich o dość sformalizowanej formie
• premiery produktów – ich celem jest wywołanie zainteresowania marką czy też nowym produktem.

Jak wygląda organizacja takich eventów i co powinniśmy o nich wiedzieć?

Budżet i program imprezy

Pierwszym krokiem w organizacji eventu jest określenie budżetu, który można na niego przeznaczyć. Środki finansowe muszą pokryć nie tylko wynajem lokalu lub danego terenu, ale też ewentualnego wyżywienia, oprawy technicznej, atrakcji, a niekiedy nawet noclegów i dojazdu. Ciekawy program wydarzenia to podstawa. To on sprawi, że zaproszone osoby chętniej wezmą udział w imprezie. Dobrze, jeśli będzie się on wyróżniał na tle innych eventów o podobnej tematyce.

Miejsce wydarzenia oraz zaplecze techniczne

Lokalizacja imprezy powinna odpowiadać profilowi wydarzenia oraz jego głównej tematyce. Wybierając ją, należy też wziąć pod uwagę charakter spotkania, poziom jego prestiżu czy też grupę docelową. Event można zorganizować w siedzibie firmy (jeżeli pozwalają na to warunki), w dedykowanym ośrodku konferencyjnym, na stadionie, w restauracji, jak i w sali hotelowej. Lokalizacja powinna odpowiadać zapotrzebowaniu i oczekiwaniom gości. Istotny jest też cel i charakter organizowanego eventu. Przy wyborze miejsca należy też sprawdzić, takie kwestie jak:

• najbliższe otoczenie,
• dojazd,
• miejsca parkingowe,
• dostępność dla uczestników,
• akustyka sali,
• dostęp do Internetu,
• dostępność miejsc siedzących,
• możliwość zaaranżowania lokalu według potrzeb.

Istotne jest też dobranie pasującej do tematyki eventu aranżacji scenograficznej. Trzeba zadbać o dobre nagłośnienie imprezy, catering, jak i oświetlenie przestrzeni. Wydarzenia można urozmaicić poprzez zorganizowanie ekranów LEDowych, które wyświetlą ciekawe treści i animacje lub stworzą interesujące tło dla prelegentów czy przy stoiskach. Ważne jest też  posiadanie profesjonalnej obsługi technicznej wydarzeń. Komfort gości jest najważniejszy, a więc w miesiącach ciepłych dobrze jest zdecydować się na salę klimatyzowaną.

Event branżowy może też odbyć się w formie streamingu online. W tym wypadku należy zadbać o profesjonalną ekipę, która zajmie się obsługą kamer, prowadzeniem wizji, jak i transmisją przez internet.

Przygotowanie systemu rejestracji dla uczestników

Aby odnieść sukces, należy też zadbać o wysoki poziom obsługi wszystkich uczestników. Dobrze zorganizowane wydarzenie będzie brało pod uwagę rejestrację gości, nawet jeżeli będzie ono bezpłatne i ogólnodostępne dla wszystkich. Bardzo istotny jest w tym przypadku dopracowany system rejestracji uczestników na wydarzenia, który w momencie gdy wydarzenie będzie płatne, obsłużyć możliwość zakupu biletów, dokonania płatności lub rezerwacji na dane prelekcje, koncerty, określenie cateringu, czy zebranie od uczestników późniejszego feedbacku. Może być również świetnym narzędziem do zbierania statystyk na temat uczestników, ich aktywności podczas imprezy oraz wyciągnięcia wniosków na kolejne edycje wydarzeń.

Wybór osób odpowiedzialnych za prowadzenie i prezentację spotkania

Ważnym krokiem jest też dobór osób, które będą doskonale przygotowane merytorycznie i staną się twarzą danego wydarzenia. To właśnie one poprowadzą event i zadbają o to, aby jego założone cele zostały osiągnięte, a impreza odbyła się zgodnie z planem. Prelegenci powinni w atrakcyjny dla odbiorców sposób przedstawić powiązane zagadnienia, nawiązywać do tematyki spotkania i reagować na żywo na różne, niezaplanowane sytuacje. Konferansjer natomiast zapowie dane punkty programu, przedstawi występujących i urozmaici w ciekawy sposób całą imprezę.

Promocja wydarzenia

Miejsce, obsługa techniczna konferencji, czy atrakcje to nie wszystko. Żadna impreza nie może odbyć się z sukcesem bez przygotowanej wcześniej odpowiedniej promocji. Warto więc stworzyć stronę internetową dla wydarzenia, gdzie znajdą się wszystkie najważniejsze informacje. Nawet format landing page powinien być atrakcyjny wizualnie i intuicyjny, szczególnie na urządzeniach mobilnych. Polecanym rozwiązaniem jest też wykorzystanie mailingu informującego o imprezie konkretną grupę odbiorców, których mamy w swojej bazie,czy  dotarcie poprzez reklamę stacjonarną i internetową do potencjalnie zainteresowanych osób.

Jak widać organizacja konferencji może okazać się skomplikowaną logistycznie operacją, która wymagać będzie sporego zaangażowania i czasu włożonego w dopracowanie wszystkich szczegółów. Warto więc skorzystać z pomocy profesjonalistów, dlatego zapraszamy do kontaktu i zapoznania się z pełną ofertą wsparcia organizacji eventów naszej firmy.