Każdy organizator wydarzenia staje przed tym samym dylematem: wypożyczyć niezbędny sprzęt i obsłużyć go własnymi siłami, czy powierzyć całość realizacji zewnętrznej ekipie? Wybór zależy od skali projektu, budżetu oraz dostępnych zasobów ludzkich. Oba rozwiązania mają swoje zalety, ale podstawą sukcesu jest dopasowanie modelu współpracy do konkretnych potrzeb.
Kiedy warto postawić na sam wynajem?
Samo wynajęcie urządzeń, to rozwiązanie idealne dla osób, które dysponują własnym zapleczem technicznym lub mają w zespole doświadczonych operatorów. Jest to opcja najbardziej ekonomiczna, sprawdzająca się przy mniejszych lub powtarzalnych projektach.
Warto postawić na wynajem sprzętu eventowego, gdy:
- Posiadasz sprawdzoną osobę do obsługi (np. własnego operatora kamery lub akustyka).
- Realizujesz proste formaty, takie jak statyczne nagrania do social mediów lub kameralne prezentacje.
- Masz czas i możliwości logistyczne, by samodzielnie odebrać, rozstawić i zwrócić sprzęt.
- Potrzebujesz tylko pojedyncze elementy wyposażenia eventowego
Kiedy outsourcing techniczny jest lepszą inwestycją?
Pełna obsługa techniczna eventu to coś więcej niż dostarczenie kamer, mikserów czy mikrofonów na miejsce. To przejęcie pełnej odpowiedzialności za cały przebieg wydarzenia. W tym modelu nie płacisz za „godziny pracy urządzeń”, ale za gwarancję, że transmisja nie zostanie przerwana, a dźwięk będzie idealny od pierwszej do ostatniej minuty.
Outsourcing techniczny wygrywa, gdy:
- Planujesz wydarzenie na żywo (streaming, konferencja), gdzie nie ma miejsca na błędy i powtórki.
- Projekt wymaga integracji wielu systemów (np. obraz z kilku kamer, prezentacja, tłumaczenia symultaniczne i oświetlenie sceniczne).
- Chcesz zdjąć z siebie stres związany z montażem, konfiguracją i niespodziewanymi awariami.
Zestawienie wynajem vs. obsługa
Poniższa tabela ułatwi podjęcie decyzji w oparciu o priorytety danego wydarzenia:
| Cecha | Sam wynajem (Rental) | Pełna obsługa techniczna |
| Koszty | Niższe (płacisz tylko za sprzęt) | Wyższe (sprzęt + praca ekspertów) |
| Odpowiedzialność | Po Twojej stronie | Po stronie ekipy technicznej |
| Logistyka | Musisz zaplanować transport i montaż | Kompleksowa: od transportu po demontaż |
| Ryzyko | Wymaga wiedzy technicznej w zespole | Zminimalizowane dzięki doświadczeniu ekipy |
| Zastosowanie | Proste nagrania, stałe instalacje | Gale, konferencje, transmisje LIVE |
Jak uniknąć najczęstszego błędu?
Największym ryzykiem przy samym wynajmie jest niedoszacowanie poziomu skomplikowania sprzętu. Profesjonalne kamery czy miksery wideo wymagają odpowiedniej konfiguracji sieciowej i kompatybilności przewodów. Często oszczędność na obsłudze technicznej staje się pozorna, gdy w dniu wydarzenia zespół traci kilka godzin na walkę z brakiem sygnału.
Przed podjęciem decyzji warto zadać sobie jedno kluczowe pytanie: czy w razie problemu technicznego mój zespół będzie wiedział, jak go rozwiązać w 60 sekund? Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, outsourcing techniczny będzie najtańszą formą ubezpieczenia sukcesu Twojego wydarzenia.
Szok to firma eventowa tworzona przez doświadczonych specjalistów, która specjalizuje się w kompleksowej organizacji wydarzeń przy wykorzystaniu najnowszych technologii. Dostarczamy SZOKUJĄCE kreacje wizualne i dźwiękowe. Wykonujemy animacje i filmy promocyjne. Zajmujemy się profesjonalną realizacją multimediów na wydarzeniu.
