Osoby zajmujące się organizacją wydarzeń i konferencji muszą pomyśleć o tym, w jaki sposób będzie odbywała się rejestracja użytkowników na dane wydarzenie. By usprawnić cały proces, warto skorzystać z gotowych systemów dostępnych na rynków (np. jte.io). Przedtem należy jednak dobrze rozplanować i określić swoje założenia i wymagania dotyczące np. tego, jakie etapy będzie musiał przejść osoba, która chce dołączyć na wydarzenie, jak powinien wyglądać formularz rejestracyjny oraz czy chce się uzyskać wgląd do późniejszych statystyk zapisów

Informowanie o wydarzeniu i formularze dla uczestników

formularze dla uczestników wydarzenia

Chcąc usprawnić proces zapisów na dane wydarzenie lub konferencję, warto utworzyć specjalną stronę rejestracyjną. Należy zadbać o jej przejrzystość, w tym uporządkowane elementy graficzne, nagłówki czy dostosowanie do osób niepełnosprawnych. Za pomocą profesjonalnych systemów można wygenerować własne formularze rejestracyjne spersonalizowane pod kątem indywidualnych potrzeb. Dobrze jest zorganizować też wiarygodny system płatności, jeśli opłaty mają być pobierane bezpośrednio po rejestracji. 

Do najpopularniejszych systemów należy m.in. PayU, dzięki któremu bilety trafiają do ochotników natychmiast, a płatność pojawia się bezpośrednio na koncie sprzedającej je osoby. Warto skorzystać również z opcji implementacji formularza na zewnętrzne strony, co jest bardzo przydatne, jeżeli chcemy, aby rejestracja odbywała się bezpośrednio na naszej witrynie.

Generowanie biletów i wystawianie faktur przez system do rejestracji na wydarzenia

Gotowe systemy posiadają generatory, dzięki którym dostarczenie uczestnikom niezbędnych dokumentów staje się łatwiejsze. Można np. zaimportować do nich wygląd biletów i zmienić ustawienia pod kątem swoich potrzeb, a bilety wraz z kodami QR zostaną wysłane do użytkowników. Równie łatwo da się wygenerować faktury dla osób, które dokonały wpłaty, a także wszystkie dokumenty do podpisu – zgody, formularze czy ankiety.

Proces projektowania personalizowanych identyfikatorów też nie musi być żmudny. Wystarczy wgrać ich wygląd do systemu lub stworzyć je poprzez generator w systemie dla wszystkich uczestników. W przypadku identyfikatorów dużo zalet ma korzystanie z technologii NFC. Mogą one być wyposażone w mikrochipy, dzięki czemu niewielki gadżet zastąpi dokument tożsamości. Za jego pomocą uczestnik wydarzenia bezproblemowo skorzysta z szatni czy otrzyma posiłek. W zależności od charakteru danego eventu, identyfikator może wykazywać inne działanie.

Statystyki i dane analityczne

Event manager powinien na bieżąco monitorować informacje i dane na temat wydarzenia. Dobrze, by korzystał z rozbudowanych narzędzi analitycznych, które umożliwią mu sprawdzenie dokładnie tych elementów, których potrzebuje w konkretnym momencie. Dzięki temu ma szansę śledzić wpłaty, czas rejestracji, dane uczestników oraz zainteresowanie wydarzeniem. Pełna analityka danych jest możliwa dzięki eksportowi informacji do pliku xlsx w postaci raportu lub do sprawdzenia w panelu. Wszystkie te informacje są dostępne w systemie jte.io, a w razie konieczności istnieje możliwość wygenerowania dodatkowych statystyk i informacji z konkretnego procesu rejestracji na wydarzenia.

statystyki online

Sprawna komunikacja z uczestnikami

Użytkownicy wyrażający chęć udziału w wydarzeniu liczą na to, że będą na bieżąco informowani o niezbędnych zagadnieniach. Rozbudowana aplikacja pozwala organizatorom rozsyłać komunikaty spersonalizowane pod kątem zapisanych w bazie danych informacji na temat danego uczestnika i jego preferencji. Warto zadbać o to, by nadawcą wiadomości SMS była nazwa konferencji, a wiadomości e-mail zostały wysłane z poczty założonej przez organizatora. Korzystając z rozbudowanych narzędzi można zaprogramować ustawienia tak, by komunikaty były wysyłane np. po poprawnym zapisie uczestnika na wydarzenie, po dokonaniu płatności, w momencie nieobecności uczestnika, po zostawieniu własności w szatni czy też w sytuacjach logistycznych, takich jak zmiana godziny odjazdu autobusu.