W jaki sposób pomagamy w realizacji i obsłudze eventów? Poradnik

Organizacja każdego wydarzenia może sprawić wiele problemów, jeżeli nie zadbamy o odpowiednią organizację oraz plan. Bez względu na typ eventu, każdy z nich może wymagać innych rozwiązań, sprzętu, technologii, czy specjalistów. Jako firma eventowa na co dzień zajmujemy się obsługą wydarzeń takich jak konferencje, wydarzenia kulturalne, imprezy sportowe, targi czy eventy branżowe. Opowiemy w jaki sposób pomagamy przy realizacji oraz obsłudze niektórych z nich.

Pomoc w obsłudze konferencji

Organizacja konferencji różni się od innych wydarzeń przede wszystkim swoim charakterem. Konferencja jest spotkaniem osób, które mają wspólne zainteresowania lub cel, zazwyczaj związany z konkretną branżą lub dziedziną. Konferencje pomagają w wymianie wiedzy, doświadczeń, a także nawiązaniem kontaktów biznesowych. Podczas organizacji tego typu wydarzenia należy zwrócić specjalną uwagę na merytorykę i program, który powinien być zgodny z tematyką i często wysokimi oczekiwaniami uczestników. Konferencje zazwyczaj składają się z prelekcji, bloków dyskusyjnych, warsztatów, a także możliwości spotkania się w przerwach między blokami i przeprowadzeniu rozmów z innymi uczestnikami. 

Podczas konferencji zapewniamy między innymi takie rozwiązania jak: 

• • • Możliwość rejestracji uczestników poprzez nasz autorski system 
    • Montaż sceny, na której odbędą się wystąpienia poszczególnych prelegentów
    • Nagłośnienie w postaci mikrofonów, głośników, konfiguracja ustawień w mikserach audio
    • Oświetlenie sal konferencyjnych, montaż oświetlenia stałego i ruchomego, efekty świetlne
    • Nowoczesne rozwiązania multimedialne (Ekrany LED), które świetnie sprawdzają się do urozmaicenia wnętrza sali jako tło lub miejsce do wyświetlania prezentacji prelegentów
    • Nagrywanie relacji z wydarzenia do wykorzystania go w celu późniejszej promocji 
    • Ekrany z wizją na żywo – możliwość oglądania relacji w innych pomieszczeniach, co sprawdza się przy bardzo dużych eventach
    • Streaming wydarzenia do sieci z możliwością jego późniejszego odtworzenia
    • Materiały promocyjne dla wydarzenia (banery, grafiki, reklama w internecie) 

Realizacja koncertów 

Organizacja techniczna koncertów jest bardzo wymagającym zadaniem, ze względu na wiele czynników, które muszą być wzięte pod uwagę i dopasowane do konkretnego wydarzenia w zależności od jego formy (koncerty plenerowe, w obiektach zamkniętych, w halach czy salach bankietowych.

Każdy koncert ma unikalne wymagania techniczne, zależne od wielu czynników, takich jak rozmiar sceny, liczba instrumentów i sprzętu nagłaśniającego, akustyki pomieszczenia , oświetlenia oraz specyfika muzyki i stylu artysty. Każdy z tych elementów wymaga specjalnej uwagi i staranności w doborze, ustawieniu i konfiguracji, aby zapewnić najlepsze brzmienie i wizualny efekt dla publiczności.

Najważniejsze wymagania techniczne, które należy spełnić, aby móc dobrze zorganizować koncert: 

• • • montaż sprzętu nagłośnieniowego
    • mikrofony przewodowe, bezprzewodowe, krawatowe
    • montaż i sterowanie oświetleniem w trakcie koncertu
    • budowa, okablowanie i wyposażenie sceny
    • przygotowanie odsłuchów dla artystów 
    • opieka nad dźwiękiem w trakcie koncertu, obsługa miksera audio, zapewnienie idealnego nagłośnienia w nagłych warunkach
    • zabezpieczenie sprzętu w czasie koncertów i festiwali plenerowych
    • wizualna oprawa w postaci ekranów LED oraz kamery na dużych scenach

Dodatkowo, organizacja koncertów wymaga precyzyjnej koordynacji i współpracy między różnymi zespołami technicznymi, takimi jak dźwiękowcy, oświetleniowcy, technicy sceniczni i operatorzy sprzętu. Każdy z tych zespołów ma swoje zadania i odpowiedzialności, ale muszą też ze sobą współpracować, aby zapewnić płynność i spójność całego wydarzenia.

W pracy podczas obsługi koncertów istotne jest również szybkie reagowanie na nieprzewidziane sytuacje, takie jak awarie sprzętu, problemy z nagłośnieniem czy oświetleniem lub nagłe zmiany w harmonogramie. W takich przypadkach, zespół techniczny musi być gotowy na szybkie rozwiązanie problemu, aby zapewnić, że wydarzenie przebiegnie zgodnie z planem i spełni oczekiwania publiczności.

Przeprowadzenie debat 

W przypadku realizacji debat bardzo ważne jest odpowiednie nagłośnienie, które umożliwi słuchaczom zrozumienie wypowiedzi mówców. W zależności od wielkości pomieszczenia, w którym odbywa się debata, można zastosować różne rodzaje nagłośnienia, takie jak kolumny głośnikowe, czy mikrofony bezprzewodowe. Dodatkowo, debata wymaga odpowiedniego oświetlenia, aby zapewnić dobrą widoczność dla mówców i publiczności. W przypadku debat prowadzonych w różnych językach, warto zapewnić uczestnikom odpowiednie tłumaczenie, co oznacza, że dobrze sprawdzą się tu sprzęty do tłumaczenia symultanicznego. Miejmy świadomość, że każdą debatę możemy zrealizować w formie stacjonarnej, hybrydowej lub w pełni zdalnej i w zależności od tego będziemy wymagać zastosowania różnych, dostępnych w naszej ofercie usług.

Obsługa wydarzeń może okazać się dość skomplikowana i wymagać od organizatorów nie tylko samego planowania i zarządzania, ale także posiadania podstawowej wiedzy w różnych dziedzinach, dzięki której mogą być w stanie porozumieć się z różnymi specjalistami, którzy pomagają w organizacji wydarzenia. Wiedza w różnych dziedzinach pozwala organizatorowi zrozumieć ich “język” w pełni wykorzystać ich umiejętności i doświadczenie. W zależności od charakteru i wielkości wydarzenia, organizatorzy muszą również wykazać się kreatywnością i elastycznością, aby sprostać wszelkim wyzwaniom i problemom, które mogą pojawić się w trakcie realizacji.

Dlatego, jeśli potrzebujesz pomocy w organizacji, zachęcamy do skontaktowania się z naszą profesjonalną firmą eventową, która zapewni Ci kompleksową obsługę i pomoże Ci zrealizować Twoje marzenia o udanym wydarzeniu.