Artykuł

Konferencje naukowe, społeczne, branżowe oraz szkoleniowe to zdecydowanie najlepsze rozwiązania pozwalające na spotkania ze specjalistami poszczególnych branż. Popularność wynika z formuły – tej oficjalnej, a także możliwości spotkań pół-oficjalnych w kuluarach. Gwarantem sukcesu Event Managerów nie tylko jest ciekawa tematyka wydarzenia, inspirujący prelegenci, którzy zainteresują jak najwięcej osób, ale przede wszystkim to co nie jest widoczne dla uczestników, a sprawia, że czują się komfortowo w trakcie wydarzenia. To jest dbanie o ich czas, a także walory wizualne oraz troska o podstawowe aspekty – wyżywienie, dostęp do sanitariatów, miejsce na spotkań.

„Podczas sporych konferencji – problemem jest strata czasu na stanie w kolejkach”

Dopieszczanie kwestii nagłośnieniowych, oświetleniowych czy też dotyczących komfortu, nazwijmy to, bytowego ma wielowariantowe rozwiązania zależne od gustu odbiorców, tematyki wydarzenia czy też organizatorów. Przedmiotem organizacji czasowej konferencji zajmuje się sztab ludzi przewidujących czas na przejścia z sali do sali, czas na rozmowy, czas na przerwy kawowe. Jednak bardzo często pojawia się problem – kolejek przy wejściu na konferencje, kolejek przy odbiorze urządzeń do tłumaczenia, do listy potwierdzenia swojej obecności w trakcie paneli.

Integracja rejestracji uczestników

Szansą na zadbanie o czas uczestników, a także spokój organizatorów oraz uporządkowanie list jest integracja procesu rejestracji na konferencję, płatności, obecności na konferencji – w jednym systemie. Tego typu system – nowoczesnej rejestracji uczestników konferencji pozwala na przeprowadzenie uczestnika oraz jego akcji związanych z konferencją w sprawny sposób z jego punktu widzenia, a także z punktu widzenia organizatora. Event Manager to uproszczenie i ułatwienie, ale przede wszystkim – uporządkowanie – danych (np.: do faktury), obecności, a także informacji o wypożyczonym sprzęcie – i to wszystko z perspektywy organizatora – w jednym systemie. Z perspektywy uczestnika – razem z identyfikatorem.

System Event Manager

Zwracając uwagę na najważniejsze aspekty konferencyjne warto postarać się o usprawnienie zarządzania danymi oraz czasem użytkowników. Ciekawym narzędziem dla Event Managerów na pewno jest system zarządzania rejestracją. Poznać go można na stronie www.szok.biz.